「相手に伝わる文章が書けない...」
「メールや企画書でいつも苦労している...」
そう悩んでいませんか？
実は、読みやすい文章には明確な特徴があり、基本的なルールを覚えるだけで劇的に改善できるんです。
この記事では、読みやすい文章の特徴から具体的な書き方のコツ、避けるべきNG例まで、ビジネスシーンで即座に活用できる実践テクニックを紹介します。
読みやすい文章とは？特徴と定義を理解しよう
仕事で書く文章が「分かりにくい」と指摘されたことはありませんか？
実は、読みやすい文章には明確な特徴があります。
これらの特徴を理解することで、あなたも今日から相手に伝わる文章を書けるようになります。
読みやすい文章の3つの特徴
読みやすい文章を書くための土台となる3つの特徴を見ていきましょう。
構造が明確で理解しやすい
読みやすい文章の最大の特徴は、構造が明確であることです。
具体的には、結論が最初に示され、その後に理由や根拠が続く構成になっています。
読み手は冒頭で「何について書かれた文章なのか」を瞬時に理解できます。
例えば、
「来月の売上目標を120%に設定します。理由は前年同月比で市場が拡大しているためです」という文章は、結論（目標設定）が最初にあり、理由が明確になっています。
一方、「前年同月比で市場が拡大しており、競合他社も積極的な営業展開を行っているため、来月の売上目標を120%に設定します」では、結論まで読み進めないと要点が分からない構成です。
視覚的にバランスが良い
読みやすい文章は、見た目の印象も重要な要素となります。
漢字とひらがなの比率が適切で、改行や段落分けが効果的に使われています。
一般的に、漢字とひらがなの理想的な比率は7：3とされているのです。
漢字が多すぎると堅い印象を与え、ひらがなが多すぎると幼稚な印象になってしまいます。
また、適度な改行により、読み手の目が疲れにくい構成になっています。
読み手にストレスを与えない
最も重要なのは、読み手がストレスなく最後まで読み切れることです。
一文の長さが適切で、専門用語や難しい表現が最小限に抑えられています。
読み手は途中で読むのを諦めることなく、自然に内容を理解できるのです。
ストレスを与えない文章は、読み手の時間を大切にし、効率的な情報伝達を実現します。
読みやすい文章vs読みにくい文章【例文比較】
実際の例文を使って、読みやすい文章と読みにくい文章の違いを確認してみましょう。
ビジネスメールの例文比較
読みにくい例文： 「お忙しい中恐縮ですが、先日お話しさせていただいた件につきまして、弊社におきまして検討を重ねた結果、来週の火曜日に開催予定の会議において詳細をご説明させていただきたく、ご都合がよろしければご参加いただけますでしょうか」
読みやすい例文： 「来週火曜日の会議についてご連絡します。先日お話しした件の詳細をご説明いたします。ご都合がよろしければ、ぜひご参加ください」
読みやすい例文は、一文が短く、要点が明確になっています。読み手は瞬時に内容を理解できるのです。
企画書の例文比較
読みにくい例文： 「今回提案する新商品開発プロジェクトは、市場調査の結果、競合他社の動向、消費者ニーズの変化などを総合的に勘案し、弊社の強みを活かしつつ、収益性の向上を図ることができる有望な案件であると判断いたします」
読みやすい例文： 「新商品開発プロジェクトを提案します。市場調査により収益性が確認できました。弊社の強みを活かせる有望な案件です」
読みやすい文章は、情報が整理され、読み手が素早く判断できる構成になっています。
今すぐ使える！読みやすい文章を書く10のコツ
読みやすい文章の特徴が分かったところで、具体的なテクニックを身につけていきましょう。
ここでご紹介する10のコツは、今日からすぐに実践できる内容ばかりです。
明日の業務から活用して、周囲から「分かりやすい文章だね」と評価される文章力を手に入れてください。
【基本編】文章構造を整える4つのポイント
まずは文章の骨組みとなる構造を整える基本テクニックから学びましょう。
結論ファーストで書く（PREP法）
最も重要なテクニックは、結論を最初に書くことです。
PREP法は、Point（結論）→Reason（理由）→Example（例）→Point（結論）の順序で構成する手法になります。
この構造により、読み手は冒頭で要点を把握し、安心して読み進められるのです。
PREP法については、もっと詳しくこちらで解説しています。
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PREP法の使い方を徹底解説｜文章と話し方に活かせる実践例5選
「伝えたいことがあるのに、いつも『結局何が言いたいの？』って言われてしまう……」 そう思う方もいるかもしれません。 PREP法を使えば、結論から話すことで相手 ...
続きを見る
一文一意を徹底する
一つの文章には一つの内容だけを盛り込むのが鉄則です。
複数の情報を一文に詰め込むと、読み手の理解が追いつかず、混乱を招いてしまいます。
一文一意を徹底することで、シンプルで分かりやすい文章になるのです。
悪い例： 「来月の会議は火曜日の午後2時から開催予定で、議題は新商品開発について話し合う予定ですが、資料の準備が必要なので事前に担当者にご連絡ください」
良い例： 「来月の会議は火曜日の午後2時から開催します。議題は新商品開発についてです。資料準備が必要なため、事前に担当者へご連絡ください」
良い例では、開催日時、議題、準備事項がそれぞれ独立した文章になっており、読み手が情報を整理しやすくなっています。
主語と述語の関係を明確にする
主語と述語の関係が曖昧だと、文章の意味が伝わりません。
日本語は主語を省略しがちですが、ビジネス文書では主語を明確にすることが重要になります。
特に複数の人や組織が関わる内容では、「誰が何をするのか」を明確に示しましょう。
悪い例： 「会議の準備を進めており、資料作成も完了している。当日の進行についても確認済みです」
良い例： 「田中さんが会議の準備を進めており、山田さんが資料作成を完了しています。司会の佐藤さんは当日の進行について確認済みです」
主語を明確にすることで、責任の所在がはっきりし、読み手が具体的な状況をイメージできるようになります。
適切な読点の使い方をマスターする
読点（、）の使い方次第で、文章の読みやすさが大きく変わります。
読点は文章のリズムを作り、読み手の理解を助ける重要な役割があります。
基本的なルールを覚えて、効果的に活用しましょう。
読点を打つ主なタイミングは以下の通りです。
主語の後：「私は、毎日電車で通勤しています」
修飾語の区切り：「大きくて、赤い、りんごを買いました」
接続詞の後：「しかし、状況は変わりませんでした」
並列する語句の間：「企画、開発、営業の各部署が参加します」
悪い例： 「昨日開催された重要な会議で決定された新しいプロジェクトについて詳細を説明します」
良い例： 「昨日開催された重要な会議で、決定された新しいプロジェクトについて詳細を説明します」
適切な読点により、文章が区切られ、読み手が息継ぎしながら内容を理解できるようになります。
【実践編】表現力を高める3つのテクニック
基本的な構造を理解したら、次は表現力を高めるテクニックを身につけましょう。
漢字とひらがなの黄金比（7:3の法則）
文章の見た目を決める重要な要素が、漢字とひらがなのバランスです。
理想的な比率は漢字7：ひらがな3とされており、この比率を意識することで読みやすい文章になります。
漢字が多すぎると堅い印象を与え、ひらがなが多すぎると幼稚な印象を与えてしまうのです。
漢字が多すぎる例： 「会議開催予定日時変更連絡」（漢字率80%）
バランスが良い例： 「会議の開催日を変更いたします」（漢字率約70%）
また、以下のような漢字は積極的にひらがなに開くことをおすすめします。
「出来る」→「できる」
「沢山」→「たくさん」
「色々」→「いろいろ」
「更に」→「さらに」
「殆ど」→「ほとんど」
このように調整することで、親しみやすく読みやすい文章になります。
具体的な数字と事例を使う
抽象的な表現を具体的な数字や事例に置き換えることで、説得力が格段に向上します。
「多くの」「たくさんの」「少し」といった曖昧な表現では、読み手に正確な情報が伝わりません。
可能な限り具体的な数字を使用しましょう。
悪い例： 「売上が大幅に向上しました。多くのお客様にご利用いただいています」
良い例： 「売上が前年比30%向上しました。新規顧客数は500名を突破しています」
数字を使うことで、読み手は状況を正確に把握でき、判断材料として活用できるのです。
事例を示す際も同様に、具体性を重視します。
悪い例： 「他社でも成果を上げています」
良い例： 「A社では導入後3ヶ月で業務効率が25%改善され、B社では年間コストを200万円削減できました」
具体的な事例により、読み手は成果をイメージしやすくなります。
修飾語と被修飾語を近づける
修飾語（飾る言葉）と被修飾語（飾られる言葉）の距離が離れると、文章が分かりにくくなります。
この2つを近づけることで、文章の意味が明確になり、読み手の理解が深まるのです。
悪い例： 「昨日、駅前で、偶然会った、古い友人と食事をしました」
良い例： 「昨日、駅前で偶然会った古い友人と食事をしました」
また、修飾語が複数ある場合は、短いものから長いものの順番で配置します。
悪い例： 「新しく開発された画期的な技術を活用した小さなデバイス」
良い例： 「小さな新しいデバイスは、画期的な技術を活用して開発されました」
この配置により、読み手は自然に文章を理解できるようになります。
【仕上げ編】プロレベルの3つのポイント
基本と実践をマスターしたら、最後の仕上げです。
ここからは、あなたの文章を「プロが書いた文章」レベルまで引き上げるテクニックをお伝えします。
この3つを実践すれば、周囲から一目置かれる文章力が手に入るでしょう。
冗長表現を削るコツ
無駄な表現を削ることで、文章が劇的に読みやすくなります。
冗長表現とは、なくても意味が通じる余計な言葉のことです。
これらを削ることで、文章がスッキリし、要点が伝わりやすくなるのです。
よくある冗長表現と改善例を見てみましょう。
「～することができます」→「～できます」
「～というものです」→「～です」
「～ということになります」→「～になります」
「基本的に」「一般的に」→削除
「～に関して」「～について」→「～は」「～の」
冗長な例文： 「基本的に、この方法を使用することができれば、一般的に言われている問題については解決するということになります」
改善後： 「この方法を使えば、問題を解決できます」
改善後の文章は、同じ内容を半分以下の文字数で表現できています。読み手の時間を奪わず、要点をストレートに伝えられるのです。
語尾のバリエーションで単調さを防ぐ
同じ語尾が続くと、文章が単調になり、読み手が飽きてしまいます。
「です・ます調」で統一することは重要ですが、その中でもバリエーションを持たせることで、リズムの良い文章になります。
単調な例文： 「会議は来週開催します。議題は新商品についてです。資料は事前に配布します」
改善後： 「会議は来週開催予定です。議題は新商品について話し合います。資料は事前にお配りします」
語尾のパターンを以下のように使い分けましょう。
断定：「～です」「～ます」
丁寧：「～ております」「～いたします」
予定：「～予定です」「～見込みです」
状態：「～になっています」「～となります」
ただし、バリエーションを意識しすぎて不自然になってはいけません。自然な流れの中で変化をつけることが大切です。
音読チェックで自然さを確認
文章を書き終えたら、必ず音読してチェックしましょう。
音読することで、文章のリズムや不自然な部分を発見できます。
読みにくい箇所や息継ぎが難しい部分があれば、そこが改善ポイントです。
音読チェックで確認すべきポイントは以下の通りです。
息継ぎなしで読める文の長さかどうか 言葉のつながりが自然かどうか 同じ音が連続していないかどうか 読み間違えやすい部分がないかどうか
問題のある例文： 「新商品の詳細について、詳しく説明いたします」 （「詳細」と「詳しく」で音が重複）
改善後： 「新商品の内容について、詳しく説明いたします」
音読チェックを習慣化することで、読み手にとって心地よい文章を書けるようになります。
書いた文章は必ず一度声に出して読み、違和感がないか確認してください。
絶対に避けるべき！読みにくい文章のNG例
良い文章を書くためには、悪い文章のパターンを知ることも重要です。
ここでは、多くの人が陥りがちな「読みにくい文章の典型例」をご紹介します。
これらのNG例を避けることで、あなたの文章は確実にレベルアップするでしょう。
よくある5つの悪文パターン
まずは、最も頻繁に見かける悪文のパターンを確認しましょう。
長すぎる一文（80文字超の危険性）
一文が80文字を超えると、読み手の理解が追いつかなくなります。
長い文章は、複数の情報が混在し、主語と述語の関係も曖昧になりがちです。
文字数が増えるほど、読み手は途中で内容を見失ってしまうのです。
悪い例（112文字）： 「来月開催予定の新商品発表会につきまして、会場の都合により開催日を変更させていただくことになりましたので、参加予定の皆様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします」
改善後： 「新商品発表会の開催日を変更いたします。会場の都合によるものです。参加予定の皆様にはご迷惑をおかけして申し訳ございません」
改善後は3つの文に分割し、それぞれ30文字程度にまとめました。
読み手は一つずつ確実に内容を理解できます。
一文の理想的な長さは40～60文字です。
この範囲を超えそうになったら、文を分割することを検討しましょう。
主語と述語のねじれ
主語と述語の関係が合わないと、文章の意味が通じません。
ねじれが起こる原因は、文章を書いている途中で主語を忘れてしまうことです。
特に長い文章を書く際に発生しやすい問題になります。
悪い例： 「私の趣味は、休日に映画を見ることが好きです」 （主語「趣味は」に対して述語「好きです」が不適切）
改善後： 「私の趣味は、休日に映画を見ることです」 または 「私は、休日に映画を見ることが好きです」
別の悪い例： 「今回の企画の目的は、売上向上を図っています」 （主語「目的は」に対して述語「図っています」が不適切）
改善後： 「今回の企画の目的は、売上向上を図ることです」 または 「今回の企画は、売上向上を図っています」
ねじれを防ぐコツは、文章を書く前に「誰が（何が）」「どうする（どうである）」を明確にすることです。
接続詞の多用
接続詞を使いすぎると、文章がダラダラした印象になります。
「そして」「また」「しかし」「なお」などの接続詞は、文章の流れを整理する役割がありますが、多用すると逆効果です。
必要最小限に留めることで、スッキリした文章になります。
悪い例： 「まず、会議の日程を決めます。そして、参加者に連絡します。また、資料の準備も必要です。なお、会場の予約も忘れずに行います」
改善後： 「会議の日程を決めます。参加者に連絡し、資料を準備します。会場の予約も忘れずに行いましょう」
改善後は接続詞を削除し、文章を統合することで、テンポの良い文章になりました。
接続詞がなくても意味が通じる場合は、積極的に削除しましょう。
文章全体の流れがスムーズになります。
ビジネス文書でありがちな注意点
ビジネスシーンでは、丁寧さを意識するあまり、かえって読みにくい文章になってしまうケースがあります。
専門用語の使いすぎ
専門用語を多用すると、読み手が理解できない文章になってしまいます。
業界内では当たり前の用語でも、他部署の人や顧客には伝わらない可能性があるのです。
専門用語を使う場合は、必ず説明を加えるか、より分かりやすい表現に置き換えましょう。
悪い例： 「KPIのROIが低下しているため、PDCAサイクルを回してコンバージョン率の改善を図ります」
改善後： 「重要指標の投資効果が低下しています。そのため、計画→実行→評価→改善のサイクルを回して、成約率の向上を目指します」
読み手の知識レベルに合わせて、適切な表現を選ぶことが重要です。
迷った時は、より簡単な表現を選びましょう。
専門用語を分かりやすく言い換える例：
「アサイン」→「担当」
「フィックス」→「確定」
「コンセンサス」→「合意」
「エビデンス」→「根拠・証拠」
「アジェンダ」→「議題」
このような配慮により、誰にでも伝わる文章になります。
敬語の過剰使用
丁寧すぎる敬語は、かえって文章を読みにくくしてしまいます。
ビジネス文書では敬語が必要ですが、過剰に使うと文章が冗長になり、要点が伝わりにくくなるのです。
適切なレベルの敬語を使い、簡潔な表現を心がけましょう。
悪い例： 「この度は、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。つきましては、先日お話しさせていただきました件につきまして、ご検討いただけましたでしょうか」
改善後： 「お忙しい中、ありがとうございます。先日お話しした件について、ご検討いただけましたでしょうか」
改善後は敬語のレベルを調整し、冗長な表現を削除しました。
丁寧さを保ちながら、分かりやすい文章になっています。
過剰敬語の改善例：
「お忙しいところ恐れ入りますが」→「お忙しい中」
「ご足労をおかけして申し訳ございません」→「お越しいただき、ありがとうございます」
「ご検討のほどよろしくお願いいたします」→「ご検討ください」
相手への敬意は保ちつつ、簡潔な表現を使うことで、読みやすい文章になります。
ビジネスシーン別の文章書き方ガイド
これまで学んだテクニックを、実際のビジネスシーンで活用していきましょう。
シーンごとに適切な書き方を知ることで、相手に応じた効果的な文章を書けるようになります。
どの場面でも使える実践的なノウハウをお伝えします。
企画書・提案書の文章術
企画書や提案書では、相手を納得させる説得力のある文章が求められます。
相手を納得させる構成法
企画書では、読み手の立場に立った構成が重要です。
相手が知りたい情報を、知りたい順番で提示することで、納得感の高い企画書になります。
効果的な構成は以下の通りです。
- 現状の課題を明確に示す
- 解決策を具体的に提案する
- 実施による効果を数値で示す
- 実行計画とスケジュールを提示する
- 必要な予算と投資対効果を説明する
効果的な企画書の例文： 「現在、顧客対応時間が平均30分かかっており、1日の対応件数に制限があります。新システム導入により、対応時間を15分に短縮できます。これにより、1日の対応件数を現在の20件から40件に倍増させることが可能です」
このように、問題→解決策→効果の流れで書くことで、読み手は提案の価値を理解しやすくなります。
データを効果的に見せる書き方
数字やデータは、文章での説明を加えることで説得力が増します。
単純に数字を並べるだけでなく、その数字が何を意味するのかを分かりやすく解説しましょう。
悪い例： 「売上が120%、利益率が15%、顧客満足度が85%でした」
良い例： 「売上は前年比120%と好調で、目標を上回りました。利益率15%は業界平均の12%を上回る優秀な数値です。顧客満足度85%は、サービス品質の高さを示しています」
数字の背景や意味を説明することで、データの価値が読み手に伝わります。
比較対象や業界水準と照らし合わせることで、より説得力のある文章になるのです。
文章力を継続的に向上させる方法
テクニックを覚えただけでは、本当の文章力は身につきません。
継続的な練習と改善により、あなたの文章力は着実に向上していきます。
ここでは、毎日続けられる実践的なトレーニング方法をお伝えします。
毎日できる簡単トレーニング
文章力向上のために、特別な時間を確保する必要はありません。
短文作成練習法
毎日5分間、短い文章を書く練習をしましょう。
一文30文字以内で、身の回りの出来事を書く習慣をつけます。
短文を書くことで、要点をまとめる力が自然に身につくのです。
練習例を見てみましょう。
練習テーマ：今日の昼食について
悪い例：「今日の昼食は、会社の近くにある新しくオープンしたイタリアンレストランで、パスタとサラダを注文して食べました」
良い例：「今日は新しいイタリアンで昼食を取りました。パスタが美味しかったです。また行きたいと思います」
良い例では、一つの出来事を3つの短文に分けて表現しています。
このような練習を続けることで、自然と簡潔な文章が書けるようになります。
練習のポイント
テーマを決めて毎日書く 一文は30文字以内を目標にする 感情や意見も含めて表現する 書いた文章を音読して確認する
推敲・校正の習慣化
文章を書いたら、必ず見直す習慣をつけましょう。
推敲（内容の見直し）と校正（誤字脱字の確認）を分けて行うことで、効率的に文章を改善できます。
推敲のチェックポイントは以下の通りです。
- 結論が最初に書かれているか
- 一文一意になっているか
- 冗長な表現がないか
- 読み手にとって分かりやすいか
校正のチェックポイントは以下になります。
誤字脱字がないか 数字や固有名詞が正確か 敬語の使い方が適切か 文体が統一されているか
この習慣により、文章の品質が格段に向上します。
効果的な文章チェック術
一人で文章力を向上させるには、客観的なチェック方法を身につけることが重要です。
音読による確認方法
音読は最も効果的なセルフチェック方法です。
声に出して読むことで、文章のリズムや不自然な部分を発見できます。
読みにくい箇所があれば、そこが改善ポイントです。
音読チェックの手順は以下の通りです。
ゆっくりと正確に読む 息継ぎが困難な箇所をマークする 読み間違えた部分を確認する 違和感のある表現を見直す
特に、息継ぎなしで読めない文章は長すぎる証拠です。文を分割して調整しましょう。
客観視するコツ
自分の文章を客観的に見るには、時間を置くことが効果的です。
書いてすぐに見直すのではなく、一晩置いてから読み返すことで、問題点が見えやすくなります。
また、他人の立場になって読むことも重要です。
客観視のテクニックは以下になります。
書いた翌日に読み返す 声に出して読む 読み手の立場で考える 第三者に読んでもらう
これらの方法により、自分では気づかない問題点を発見できます。
継続することで、文章を書きながら客観視できるようになるでしょう。
まとめ
読みやすい文章を書くためには、結論ファースト、一文一意、主語述語の明確化という基本ルールを身につけることが重要です。
漢字とひらがなの7:3バランスや具体的な数字の活用などの実践テクニックを組み合わせることで、相手にストレスを与えない文章が書けるようになります。
長すぎる一文や専門用語の多用といったNG例を避け、企画書では相手を納得させる構成を意識しましょう。
毎日の短文練習と音読チェックにより、継続的な文章力向上が実現できます。
この10のコツを実践すれば、1ヶ月後には周囲から「分かりやすい」と評価される文章力が身につくでしょう。
